Comment garder l'ordre au travail et organiser les projets?

Que vous ayez des années d'expérience ou que vous entrepreniez votre premier projet, il y a beaucoup de choses à gérer lorsqu'il faut s'assurer que tout se passe bien. Vous avez des clients et des patrons à rencontrer, un budget à maintenir, une équipe à diriger et un temps limité pour atteindre des objectifs assez difficiles.

Démarrez avec un logiciel de gestion de projet

Selon l'enquête, seulement 16 % des entreprises utilisent un logiciel de gestion de projet approprié. Les équipes qui ont adopté un logiciel de gestion de projet le décrivent également comme l'outil le plus efficace pour une communication d'équipe efficace. De nombreuses équipes utilisent encore des feuilles de calcul pour gérer leurs projets, ce qui les pénalise. Les feuilles de calcul ne peuvent pas suivre le temps ou les tâches, elles ne vous permettent pas de personnaliser les méthodologies de gestion de projet et la collaboration sur des feuilles de calcul est une douleur terrible. En revanche, le bon logiciel de gestion de projet ou d'organisation de type ordinateur portable vous permettra de faire toutes ces choses et plus encore en temps réel, sur plusieurs appareils, de n'importe où dans le monde.

Créer un plan de projet

La première étape pour garder les choses en ordre est de s'organiser. Il peut être tentant d'aller de l'avant avec l'intention d'organiser les choses de façon régulière, mais une bonne planification est essentielle. Pour jeter les bases d'un projet organisé et réussi, investissez le temps nécessaire dans l'élaboration d'un bon plan de projet. Le plan de projet, selon le Project Management Institute, est "un document qui décrit comment un projet sera mis en œuvre, suivi, contrôlé et clôturé". Un plan de projet complet fournit une excellente feuille de route pour l'ensemble du projet. Il décrit les objectifs et la portée de votre projet et sert de référence officielle pour,

– budget – calendrier du projet – rôles et responsabilités des membres de l'équipe – buts et objectifs du projet – résultats du projet – calendrier du projet.

Créer un calendrier de projet

Le plan de projet et le calendrier du projet se chevauchent dans une large mesure. Le calendrier du projet est une partie importante du plan et contient des informations sur le budget, les objectifs et les résultats en plus du calendrier. À partir de toutes les informations recueillies lors de l'élaboration du plan de projet, identifiez toutes les activités nécessaires à la réalisation du projet. Pour les projets complexes, il peut être utile d'organiser ces tâches dans un WBS sous la forme d'un graphique qui visualise les tâches et leurs sous-tâches. Lorsque toutes les étapes sont affichées, spécifiez les dépendances entre elles (quels sont les prérequis pour les autres étapes), puis hiérarchisez-les. À ce stade, vous pouvez estimer le temps et les ressources nécessaires pour chaque activité et confirmer que votre budget et votre calendrier sont appropriés.

Définissez vos priorités

Une liste de tâches ordonnée sans priorisation est inutile. Nous accordons souvent moins d'attention à la priorisation et finissons par consacrer beaucoup de temps, d'efforts et de ressources qui n'ont pas beaucoup d'importance. Vous devez identifier ce qui est important et urgent pour vous, votre équipe et votre organisation en hiérarchisant les tâches du projet. Lorsque les éléments d'action ne sont pas priorisés, cela donne l'illusion que tout est important et que votre équipe combattra le feu.

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About the Author: Marie

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